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Artikel vom 13.10.2020

Den Personalausweis, bitte! Kopieren und Speichern laut DSGVO erlaubt?



Personalausweis kopieren, einscannen und speichern - eine legale Möglichkeit der Identifizierung, oder? Nicht in jedem Fall, sondern oft ein Verstoß gegen die DSGVO. Denn die Datenschutzgrundverordnung soll Bürger vor dem Missbrauch ihrer intimen Daten schützen - etwa durch unbefugte Dritte. Doch wer darf eine Ausweiskopie verlangen?

Ebay- und Kreditkartenbetrug mit Personalausweis-Kopie

Plötzlich sah sich ein Mann aus Hauzenberg, Niederbayern, mit der Polizei konfrontiert: Jemand hatte bei Ebay-Kleinanzeigen ein Handy zum Kauf angeboten - unter seinem Namen. Dazu missbrauchte der Internetbetrüger die Kopie seines Personalausweises. Als ein Käufer das Handy bezahlte, aber vergeblich darauf wartete, ermittelte die Polizei wegen Betruges. Doch damit nicht genug. Kurz darauf wurde eine Kreditkarte beantragt und 1700 Euro abgehoben - erneut mit den Personalien des Hauzenbergers. Zwar stellte sich In beiden Fällen heraus, dass der Ausweiseigentümer als Täter nicht infrage kam. Aber viel Ärger, der darin mündete, dass der Betroffene seinen Personalausweis schließlich einziehen und per Fahndung öffentlich machen ließ, um weiteren Missbrauch zu verhindern.

Personalausweis kopieren: Was ist erlaubt?

Bevor Abmachungen zustande kommen, fordern Ämter, Arbeitgeber, Banken und Versicherungen fast immer eine Kopie des Personalausweises von Antragsteller, zukünftigem Mitarbeiter oder Kunden - als einfache Möglichkeit der Identifizierung. Allerdings enthalten Ausweise zahlreiche personenbezogene Daten - und nicht alle davon dürfen gespeichert werden. Sogar bei staatlichen Behörden existiert keine Verpflichtung, das Kopieren des Personalausweises zu erlauben. Denn dazu ist die ausdrückliche Zustimmung des Ausweisinhabers (§ 20 Abs. 2 PersAuswG) erforderlich. Außerdem muss die Ablichtung dauerhaft als Kopie erkennbar sein. Vor dem Inkrafttreten der DSGVO zum 15. Juli 2017 war das Scannen von Ausweisen generell verboten. Der neue DSGVO-Begriff lautet daher Ablichtung - und umfasst Fotokopien, Fotos und Scans.

Wer darf Ausweiskopien verlangen?

Sind Ausweiskopien also unzulässig? Ja, in der Regel. Aber keine Regel ohne Ausnahme: Finanztransaktionen durch Banken, Finanzdienstleister, Versicherungsunternehmer, Steuerberater und Immobilienhändler gehören dazu. Die Grundlage dafür bildet § 8 Abs. 2 Geldwäschegesetz (GWG). Dieses verlangt, dass sich alle an einer Transaktion Beteiligten identifizieren. Kopie bzw. Digitalisierung des Ausweises sind Vorschrift. Aber auch Telefonanbieter dürfen gem. § 95 Abs. 4 Satz 3 Telekommunikationsgesetzt (TKG) Kopien anfertigen. Langfristig speichern ist jedoch untersagt: Sind die Angaben gemacht, die der Vertrag verlangt, ist die Kopie unverzüglich zu vernichten.

Ausweis vorlegen? Flughafen, Hotel, Supermarkt

Was, wenn Sie am Flughafen automatisch einchecken? Seriennummer und Sperrmerkmale des Ausweises müssen nach erfolgreichem Check-in direkt gelöscht werden. Im Hotel angekommen, möchte auch das Hotel Ihren Ausweis sehen: Laut § 29 Abs. 2 Bundesmeldegesetz (BMG) müssen Hoteliers per Meldeschein dokumentieren, wem Sie ein Zimmer vermieten. Aber eine Rechtsgrundlage, als inländischer Gast einen Ausweis vorzulegen, gibt es nicht. Nur bei ausländischen Gästen muss das Hotel das Identitätsdokument gem. § 30 Abs. 2 BMG prüfen. Zimmer erfolgreich bezogen? Darauf ein Sekt, vom Supermarkt um die Ecke. Die Kassiererin mustert Sie zweifelnd und fragt: Sind Sie volljährig? Damit erfüllt Sie ihre Pflicht zur Altersprüfung gemäß § 2 Jugendschutzgesetz (JuSchG). Legen Sie Ihren Ausweis vor, darf sie aber nur Identität und Altersangaben prüfen - Augenfarbe oder Adresse gehen Supermarktkassiererinnen nichts an.

Ausweis als Pfand einbehalten? Das dürfen Händler & Vermieter

Auch Händler müssen sich also an § 20 Abs. 1 PersAuswG halten - und dürfen laut Grundsatz der Datenminimierung nur solche Daten notieren, die für den Vertrag nötig sind. Das sind Name, Adresse und ggf. Gültigkeitsdauer. Ausweisnummer bzw. Seriennummer sind tabu. Vermieter oder Immobilienmakler verlangen den Ausweis? Für eine Kopie braucht es Ihre ausdrückliche Zustimmung. Kurz gesagt: Hat der Vermieter Ihren Perso gesichtet, darf er sich notieren, dass er ihn gesehen hat. Immer wieder werden im Kontext von Vermietung, bevorzugt im Fahrrad- und Bootsverleih, Personalausweise als Pfand genommen. Diese Praxis ist rechtswidrig! § 1 Abs. 1 Satz 3 PersAuswG verbietet, Ausweisdaten dem Zugriff unbefugter Dritter preiszugeben. Wie kann sich der Fahrradverleih dann schützen? Sich den Ausweis vorlegen zu lassen sowie Namen und Adresse zu notieren reicht als Schutz vollkommen aus.

Und wenn Abwicklungen überwacht werden sollen?

Ein Logistikdienstleister aus Rehden, Niedersachsen, lagert permanent tausende Kraftfahrzeuge auf dem Unternehmensgelände. Jeden Tag wurden dort Fahrzeuge abgeholt und den Fahrern von Speditionen anvertraut. Um dies einfacher überwachen zu können, scannte die Firma die Ausweispapiere der Abholer kurzerhand ein - und speicherte sie auf dem Firmencomputer. So nicht, entschied der Landesbeauftragte für Datenschutz. Zumal das Personalausweisgesetz solchen Händlern und Dienstleistern auch legales Scannen auf Einwilligungsbasis nicht erlaubt.

Art. 15 DSGVO: Recht auf Selbstauskunft zu personenbezogenen Daten

Sie möchten Ihren Auskunftsanspruch gegenüber einer Auskunftei wie der Schufa®* geltend machen? Dann bittet man Sie, Ihren Personalausweis vorzulegen. Bei schriftlichem Antrag auf Selbstauskunft gilt das Anfordern einer Ausweiskopie als zulässig. Allerdings sind die die Wirtschaftsauskunfteien kontrollierenden Datenschutzaufsichtsbehörden der Ansicht, dass es nicht in jedem Fall gerechtfertigt ist, eine Kopie des Personalausweises zu fordern. Sondern nur, wenn sich Angaben im Auskunftsersuchen bestehenden Datensätzen nicht eindeutig zuordnen lassen. Ist die Identitätsfeststellung erfolgt, ist die Kopie unverzüglich zu schreddern. Was braucht die Schufa®* zu Identifizierung? Nur Name, Anschrift, Geburtsdatum sowie Gültigkeitsdauer. Ausweisnummer, Lichtbild, persönliche Merkmale sowie Staatsangehörigkeit dürfen Sie schwärzen. Protokolliert wird der Vorgang mit Vermerk "Ausweiskopie geprüft". Scannen und digitale Speicherung des Personalausweises ist auch hier unzulässig, urteilte das Verwaltungsgericht Hannover.

Selbst bestimmen, wer welche Daten sieht

Mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) wurden die Regeln für die Speicherung persönlicher Daten verschärft: Seither muss die Verarbeitung mit Grund, Zweck und Dauer transparent gemacht werden. Auch, wer diese Daten sieht, wohin diese gehen, wie sie gespeichert und vor unbefugtem Zugriff geschützt werden, ist mitzuteilen. Grundsätze, die allesamt auch online gelten. Im Stadium der Vertragsanbahnung bei Waren und Dienstleistungen dagegen gilt eine Identitätsprüfung durch Vorlage des Ausweises in der Regel als nicht erforderlich - und ist deshalb verboten. Was tun? Schwärzen Sie nicht benötigte Angaben in Ausweiskopien, besonders Zugangs- und Seriennummer. Dies schützt Sie davor, dass Unbefugte zuviel über Sie wissen - und dieses Wissen zu Ihrem Nachteil missbrauchen.


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