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Artikel vom 08.05.2015
Neuer Leitfaden zum Umgang mit Personalausweiskopien schafft bei Selbstauskünften Klarheit
Die Frage des Umgangs mit Personalausweiskopien bei Selbstauskünften nach § 34 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) war bislang weitestgehend ungeklärt. Sowohl auf Seiten der Antragsteller als auch bei den Auskunfteien bestand Unsicherheit und zum Teil auch Verwirrung hinsichtlich der Auslegung des seit 1. November 2010 geltenden neuen Personalausweisgesetzes, in dem die Anfertigung von Kopien untersagt wird. Mit der kürzlich erfolgten Veröffentlichung eines Leitfadens "Personalausweis und Datenschutz" hat sich nun der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen zu Wort gemeldet und ein wenig Licht ins Dunkel gebracht.
Kopien nur in Ausnahmefällen erlaubt
Nicht wenige Auskunfteien verlangen im Rahmen der Anforderung einer Selbstauskunft die Vorlage einer Personalausweiskopie. Begründet wird dies mit der Sicherstellung einer zweifelsfreien Identifikation des Antragstellers und der Verhinderung von illegalem Datenmissbrauch durch unberechtigte Dritte. Da vom Gesetzgeber jedoch für diese Fälle keine eindeutige Regelung getroffen worden ist und die Bestimmungen des Personalausweisgesetzes ein weitgehendes Kopierverbot implizieren, ist ein derartiges Vorgehen der Auskunfteien nur in Einzelfällen und unter bestimmten Voraussetzungen erlaubt. In seinem Leitfaden "Personalausweis und Datenschutz" gibt der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen hierzu nun erstmals nähere Hinweise. So darf die Vorlage einer Personalausweiskopie dann nicht gefordert werden, wenn der Ausweis direkt vorgezeigt werden kann, beispielsweise am Hauptsitz oder in einer Filiale der Auskunftei. Auch müssen Sie keine Kopie einreichen, wenn Sie innerhalb von vier Wochen nach dem Erhalt einer sogenannten datenschutzrechtlichen Benachrichtigung gemäß § 33 BDSG eine Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
Müssen Sie im konkreten Einzelfall tatsächlich eine Ausweiskopie einreichen, sollten Sie diese eindeutig als Kopie kennzeichnen. Das kann zum Beispiel durch das Anbringen einer Aufschrift oder eines Aufdrucks "KOPIE" geschehen. Überdies dürfen Sie alle Daten schwärzen, die zur Identifikation Ihrer Person nicht erforderlich sind. Hierzu gehören insbesondere die Serien- sowie die Online-Zugangsnummer des Ausweisdokumentes, Ihre Augenfarbe und Größe sowie die Staatsangehörigkeit, das Lichtbild und der maschinenlesbare Bereich.
Kopien sind keine Originale
Bei alldem gilt es zu beachten, dass der Beweiswert einer Personalausweiskopie ohnehin höchst umstritten ist. Eine Kopie ist eben kein Original und kann ohne viel Aufwand und mit dem in praktisch jedem modernen Haushalt vorhandenen technischen Equipment mühelos verändert und verfälscht werden. Erst im Januar 2015 hat das Verwaltungsgericht Wiesbaden hierzu eindeutig festgestellt, dass Kopien zwar den Anschein erwecken können, ein Abbild des Originals zu sein, allerdings keine Garantie für eine inhaltliche Unverfälschtheit bieten (Urteil vom 20. Januar 2015 zum Aktenzeichen 6 K 1567/14.WI).
Wird von Ihnen trotz all dieser Gegebenheiten dennoch die Einreichung einer Ausweiskopie verlangt, sind die anfordernden Stellen verpflichtet, diese Kopie nach der erfolgten Identifikation umgehend zu vernichten. Die Ablichtung darf weder zu den Akten genommen, noch auf elektronische oder sonstige Weise gespeichert oder archiviert werden.
Fazit: Strenge Abwägung der Interessen
Mit den Ausführungen im Leitfaden "Personalausweis und Datenschutz" lässt der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen wie auch schon zuvor das Verwaltungsgericht Hannover erkennen, dass die rechtlichen Hürden für die Anforderung von Ausweiskopien hoch anzusetzen sind. Grundsätzlich dürfen Ablichtungen oder Scans von Personalausweisen demnach nur im Ausnahmefall zum Zwecke der Identifizierung eines Antragstellers gefordert werden. Dies gilt auch für die Erlangung von Selbstauskünften nach § 34 BDSG. Auskunfteien dürfen im normalen Verfahrensablauf nicht generell die Einreichung einer Ausweiskopie verlangen, sondern müssen eine strenge Abwägung der beiderseitigen Interessen vornehmen und die datenschutzrechtlichen Aspekte sowie die sich aus den Bestimmungen des Personalausweisgesetzes ergebenden Vorschriften beachten.